ஆன்லைன் வாயிலாக பதிவுக்கு வரும் பத்திரங்களை உரிய காரணம் இல்லாமல் திருப்பியனுப்பக் கூடாது என்று சார்பதிவாளர்களுக்கு பதிவுத்துறை தலைவர் தினேஷ் பொன்ராஜ் ஆலிவர் அறிவுறுத்தியுள்ளார்.
இதுகுறித்து அவர் அனுப்பியுள்ள சுற்றறிக்கையில் கூறியிருப்பதாவது: ஆன்லைன் வழியாக சமர்ப்பிக்கப்படும் பத்திரங்களை, தேவையற்ற காரணங்களை தெரிவித்து திருப்பியனுப்பும் போக்கு நிலவுவது கவனத்துக்கு வந்துள்ளது. இந்நிலை மிகவும் கண்டிக்கத்தக்கது. விதிகள் படி, ஆதார் வழி ஆவணதாரர் அடையாளம் காணப்படும் நிலையிலேயே, பத்திரம் எழுதிக் கொடுத்ததை ஒப்புக் கொண்டதாகக் கருத வேண்டும். ஆதார் வழி சாட்சிகள் அடையாளம் காணப்படும் நிலையிலேயே, இன்னாரென்று நிரூபித்தவர்கள், கையொப்பம் செய்ததாக கருதப்பட வேண்டும்.
மேலும், ஆதார் வழி ஆவணதாரர்கள் மற்றும் சாட்சிகள் அடையாளம் காணப்படும் நிலையிலும், உரிய தொகை செலுத்தப்பட்ட பின் ஆன்லைன் வழி சமர்ப்பிக்கப்படுவதை, பதிவுக்கு ஆவணம் தாக்கல் செய்யப்படுவதாக கருத வேண்டும். அதேபோல், ஆவணத்தின் மேலெழுத்து சான்றில் ஆவணம் ஆன்லைன் வழியாக சமர்ப்பிக்கப்படுவதாக அச்சுப் பிரதியில் வரும்.
இதுதவிர, ஆதாரில் இருந்து பெறப்படும் இ-கேஒய்சி விவரங்களின் அச்சுப்பிரதிக்கு மேலேயும் இந்த ஆவணம் ஆன்லைனில் சமர்ப்பிக்கப்படுகிறது என்றும் வரும். அவ்வாறு வருவதால் ஆன்லைன் வழியாக ஆவணம் தாக்கல் செய்யப்பட்டதாகக் கருத வேண்டும். எனவே, பதிவுச்சட்ட விதிகளுக்கு உட்பட்டே ஆன்லைன் பதிவு முறை செயல்படுத்தப்படுவதை கருத்தில் கொள்ளவேண்டும்.
மேலும், ஆவணம் ஆன்லைனில் தாக்கல் செய்யப்பட்ட அன்றே அதை உரிய முறையில் பின்பற்றி பதிவு செய்ய வேணடும். அன்று பதிவு செய்யப்படாவிட்டால் மறுநாள் முதல் சார்பதிவாளருக்கு எச்சரிக்கை செய்தி வழங்கப்படும். 3 நாட்களுக்கு மேல் நிலுவையில் இருந்தால் அதை பதிவு செய்த பின்பே நேரடி ஆவணப்பதிவை மேற்கொள்ளும் வகையில் மென்பொருள் மாற்றியமைக்கப்பட்டு வருகிறது. முழுமையாக ஆவணத்தை ஆய்வு செய்து குறைகளை தெரிவித்து ஒரே முறையில் திருப்புச்சீட்டு வழங்க வேண்டும். தேவையின்றி ஒரு முறைக்கு மேல் திருப்புச்சீட்டு வழங்கக்கூடாது.
திருப்புச்சீட்டு வழங்கப்பட்ட ஆவணம் சரிசெய்யப்பட்டு மீண்டும் சமர்ப்பிக்கப்பட்டால், அதை பதிவுக்கு ஏற்க வேண்டும். புதிதாக டிபி எண் உருவாக்க கோரக்கூடாது. கடைசியாக, தணிக்கை மாவட்டப் பதிவாளர்கள் ஆன்லைன் வழி பதிவு செய்த ஆவணங்களின் பட்டியல்கள் தனியாக எடுத்து தணிக்கைக்கு உட்புகுத்தப்பட வேண்டும். அதில் ஆவணத்தை ஆய்வு செய்யும்போது அறநிலையத் துறை, வக்பு வாரியம் அல்லது அரசு புறம்போக்கு நிலங்கள் ஆகியவை பதிவு செய்யப்பட்டுள்ளதா? என்பதை சரிபார்க்க வேண்டும். அதனுடன் குறைபாடு ஏதேனும் உள்ளதா? என்பதை சுட்டிக்காட்ட வேண்டும்.
மேலும், ஆன்லைன் பதிவுக்கு முன் அசல் ஆவணம் கோரத்தேவையில்லை என்பதால் அதை சுட்டிக்காட்டியோ, தனியாக கையொப்பமிட்ட முத்திரை ஆவணம் தேவையில்லை என்பதால் அதை காரணம் காட்டியோ, ஆவணதாரர் அலுவலகம் வரவில்லை என்பதை கூறியோ ஆவணத்தை திருப்பியனுப்பக் கூடாது. என்ன தவறு உள்ளது என்பதை குறிப்பிட்டே திருப்பியனுப்ப வேண்டும்.
ஆன்லைன் வழி சமர்ப்பிக்கப்பட்டு, பதிவு செய்யப்படாவிட்டால் மட்டுமே, அவசரம் கருதி நேரில் ஆவணதாரர் தாக்கல் செய்ய வேண்டிய நிலை எழுகிறது. இதுபோன்ற நிலை தவிர்க்கப்பட வேண்டும். இணையவழி தாக்கல் செய்யப்படும் ஆவணங்களை அன்றே பதிவு செய்து அனுப்பி வைக்க சார்பதிவாளர்கள் அறிவுறுத்தப்படுகின்றனர்.
தேவையற்ற காரணங்களைத் தெரிவித்து பதிவுக்கு மறுக்கப்படும் நிகழ்வுகள் மிகவும் கடுமையாக கருதப்பட்டு சம்பந்தப்பட்ட சார்பதிவாளர்கள் மற்றும் அதை கண்காணிக்கத் தவறிய மாவட்ட பதிவாளர்கள் மீது ஒழுங்கு நடவடிக்கை எடுக்கப்படும். இவ்வாறு அதில் கூறப்பட்டுள்ளது.